Опломбирование носителей информации
Для разового обращения подходят одноразовые сейф-пакеты и конверты, а для регулярной передачи между сотрудниками или подразделениями - многоразовая тара со сменным номерным пломбировочным устройством. Выбор зависит от частоты использования, размеров носителя, способа учета и условий транспортировки.
Задача такой упаковки - сделать процедуру хранения и передачи проверяемой: отправитель закрывает упаковку и регистрирует контрольные данные, а получатель до вскрытия осматривает пакет или контейнер и сравнивает номер с записью в журнале либо сопроводительных документах.
Как работает физический контроль носителя при хранении и передаче
Носитель информации сначала помещают внутрь подходящей упаковки, после чего закрывают клапан либо молнию и устанавливают предусмотренный конструкцией контрольный элемент. Если используется номерное пломбировочное устройство, его номер фиксируют до передачи. При получении проверяют соответствие номера, состояние упаковки, клапана, пломбировочной камеры и других контрольных участков.
Такой порядок помогает выявлять несоответствия в цепочке передачи: повреждение упаковки, нарушение контрольного элемента, отличающийся номер или другие видимые признаки вмешательства. Для конкретных изделий набор признаков различается, поэтому проверку проводят с учетом инструкции к выбранной модели и внутреннего регламента организации.
Одноразовые и многоразовые решения для носителей информации
Для разовой передачи подходит упаковка, которая после закрытия не предполагает повторного использования. Например, сейф-пакеты Секъюрпак относятся к одноразовым номерным пакетам. У модели Секъюрпак-С A4 предусмотрены индикаторная лента, индивидуальный буквенно-цифровой номер, штрихкод, поля отправителя и получателя. При попытке вскрытия на контрольной зоне появляются визуальные признаки, которые можно проверить до открытия пакета.
При регулярном обращении целесообразно рассмотреть многоразовые мягкие сейф-контейнеры. Их корпус используют повторно, а на новый цикл передачи устанавливают новое одноразовое номерное пломбировочное устройство. У Дюрапак и Квикпак предусмотрены молния и специальная камера для опечатывания; после установки ПУ номер остается видимым и может быть занесен в журнал регистрации или сопроводительные документы.
Пломбируемые пакеты Дюрапак используют с ПУ Энвополисил, а Квикпак - с ПУ Квиксил. У рассмотренных моделей предусмотрен прозрачный внутренний карман для адреса получателя или описи содержимого. Силбэг также относится к многоразовым контейнерам: модель A5 имеет защищенную молнию, камеру под М-Сил/М-Сил Лонг и внутренний карман для сопроводительной документации.
Как выбрать упаковку под сценарий обращения
Сначала определяют не конкретную серию, а порядок обращения с носителем: будет ли упаковка использоваться один раз или регулярно, где фиксируется номер, нужна ли маркировка отправителя и получателя, какие документы сопровождают передачу. Для курьерской отправки могут применяться отдельные упаковочные решения, а прозрачные самоклеящиеся конверты целесообразно рассматривать прежде всего для размещения сопроводительной документации.
- Частота передачи. Для одного цикла подходит одноразовый сейф-пакет; для повторяющихся маршрутов - многоразовый контейнер со сменным ПУ.
- Размер и форма носителя. Упаковка должна соответствовать габаритам вложения и не повреждаться его выступающими частями.
- Идентификация. Если процедура предусматривает учет, важно наличие индивидуального номера и возможность его удобной сверки.
- Сопроводительная информация. Поля маркировки или отдельный карман упрощают идентификацию отправителя, получателя и содержимого.
- Порядок приемки. До вскрытия должно быть удобно осмотреть контрольную зону, номер, швы, клапан или пломбировочную камеру.
- Условия перевозки. При чувствительности вложения к внешним воздействиям отдельно оценивают необходимость контроля удара, наклона или температуры.
Что проверять при получении опломбированного носителя
Получатель сначала сверяет номер пакета или пломбировочного устройства с данными, зафиксированными отправителем. Затем осматривает упаковку: нет ли повреждений, нарушений швов, клапана, молнии или пломбировочной камеры, читается ли маркировка, совпадают ли данные на контрольном элементе. Только после такой проверки упаковку вскрывают в установленном порядке.
Если обнаружено несоответствие номера либо видимые признаки вмешательства, факт фиксируют и действуют по внутренней процедуре организации. Само номерное изделие не ведет автоматический аудит: оно дает идентификатор и визуально проверяемый контрольный признак, а учет передачи формируется правилами, журналами и сопроводительными документами компании.
|
Специалисты ТД «ТАКАТ» помогут подобрать упаковку для хранения и передачи носителей информации с учетом размеров вложения, одноразового или многоразового сценария, требований к нумерации, учету и условиям транспортировки.
|
Задать вопрос
|
